Asistencia Administrativa y Recepción Bilingue

Empresa de Servicios desea contratar para el área corporativa:

Asistencia Administrativo(a) / Recepción

I.  Objetivo:

Brindar soporte administrativo integral a la oficina, asegurando una atención profesional en la recepción, una adecuada coordinación de servicios logísticos y administrativos, y una gestión eficiente de los procesos de apoyo, contribuyendo al óptimo funcionamiento de la operación.

II. Funciones:

1. Gestión de recepción

• Atender de forma cordial y profesional a visitantes, clientes y proveedores.
• Gestionar la central telefónica, atendiendo llamadas en español e inglés y canalizándolas oportunamente.
• Coordinar la recepción, registro y direccionamiento de visitas.
• Mantener el orden y presentación adecuada del área de recepción.

2. Gestión de correspondencia y manejo de paquetes varios

• Recibir, registrar y distribuir correspondencia interna y externa.
• Coordinar el envío de documentos y paquetes (mensajería, courier, DHL, etc.).
• Dar seguimiento a entregas y recepciones críticas.

3. Soporte administrativo general

• Apoyar en la elaboración de documentos, reportes y presentaciones.
• Gestionar agendas, coordinación de reuniones y logística de salas.
• Manejar la caja chica de la oficina.
• Mantener archivos físicos y digitales organizados.
• Apoyar en gestiones administrativas con proveedores y otras áreas. Incluye hacer cotizaciones y compras insumos de oficina y jardinería entre otros.

4. Gestión de viajes corporativos

• Gestionar la compra de tiquetes aéreos para colaboradores de la oficina.
• Coordinar reservas de hoteles, transporte y servicios asociados.
• Asegurar cumplimiento de políticas internas de viajes.
• Dar seguimiento a cambios, cancelaciones y contingencias.

5. Gestión de seguros

• Dar soporte en la administración de pólizas de gastos médicos y seguros de vida.
• Gestionar inclusiones, exclusiones y actualizaciones de asegurados.
• Coordinar trámites con corredores y aseguradoras.
• Apoyar en la gestión y seguimiento de reclamos.

6. Apoyo operativo multifuncional

• Atender requerimientos administrativos diversos según necesidad del área.
• Apoyar en la organización de eventos internos o visitas corporativas.
• Dar soporte a diferentes departamentos de forma ágil y eficiente.

III. Requisitos del Puesto

Estudios:

• Técnico o estudios universitarios en Administración de Empresas, Turismo, Secretariado Ejecutivo o carreras afines.

Experiencia

• Al menos 2 años en posiciones similares (recepción, asistencia administrativa o servicio al cliente).
• Experiencia en manejo de central telefónica y atención a clientes.
• Deseable con experiencia en administración de pólizas de seguros (gastos médicos y vida).

Idiomas

• Español: nativo.
• Inglés: Intermedio/avanzado (capacidad para atender llamadas y visitantes).

Conocimientos Técnicos

• Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) nivel intermedio alto.
• Manejo del sistema Softland (deseable/intermedio).
• Conocimiento de procesos administrativos y logísticos.
• Conocimiento básico en administración de seguros corporativos.

Habilidades blandas

• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Alto nivel de servicio al cliente.
• Proactividad y sentido de urgencia.
• Discreción y manejo de información confidencial.
• Capacidad de trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas simultáneamente.
• Adaptabilidad y flexibilidad ante cambios.

Condiciones del Puesto

• Posición presencial.
• Disponibilidad para atender requerimientos fuera de rutina cuando sea necesario.
• Interacción constante con clientes internos y externos.